Bilindiği gibi, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 4/a maddesi kapsamında sigortalı çalıştıran işverenlerin, gerek aynı Kanunun 86 ncı maddesinin birinci fıkrası ve gerekse Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 102 nci maddesinin (1) inci fıkrası uyarınca her ay aylık prim ve hizmet belgesi düzenleyerek bu belgeyi en geç ertesi ayın 23 üne kadar internet ortamında Sosyal Güvenlik Kurumuna göndermeleri gerekmektedir.
Sözü geçen sigortalıların ücretsiz izin, devamsızlık, tutukluluk halleri gibi çeşitli nedenlerle ay içinde 30 günden az çalışmaları durumunda, bu durumlarının Kuruma beyan edilmesi gerekmektedir.
Uygulamaya ilişkin yasal mevzuat:
5510 sayılı Kanunun 86 ncı maddesinin;
Dördüncü fıkrasında, “Ay içinde bazı işgünlerinde çalıştırılmadığı ve ücret ödenmediği beyan edilen sigortalıların, otuz günden az çalıştıklarını ispatlayan belgelerin işverence ilgili aya ait aylık prim ve hizmet belgesine eklenmesi şarttır. (Değişik ikinci cümle: 13/2/2011-6111/40 md.) Kurumca belirlenen işyerlerinde bu şart aranmaz.”
Beşinci fıkrasında da, “Sigortalıların otuz günden az çalıştığını gösteren bilgi ve belgelerin aylık prim ve hizmet belgesinin verilmesi gereken süre içinde Kuruma verilmemesi veya verilen bilgi ve belgelerin Kurumca geçerli sayılmaması halinde, otuz günden az bildirilen sürelere ait aylık prim ve hizmet belgesi Kurumca re’sen düzenlenir ve muhteviyatı primler, bu Kanun hükümlerine göre tahsil olunur.” Hükümleri yer almıştır.
Uygulamada göz önünde tutulması gereken hususlar:
Yukarıda belirtilen hükümler uyarınca, aylık prim ve hizmet belgeleri düzenlenirken, çeşitli nedenlerle ay içinde 30 günden az çalışan sigortalıların eksik çalışmalarının mutlaka geçerli belgelerle kanıtlanarak bu belgelerin “Ek-10 Sigortalıların Eksik Gün Bildirim Formu” ekinde işyerinin işlem gördüğü SGK’nın ilgili Müdürlüğüne elden veya PTT yoluyla taahhütlü ya da iadeli taahhütlü olarak gönderilmesi gerekmektedir. (Bu belgelerin Kuruma elektronik ortamda gönderilmesi mümkün bulunmadığından kağıt ortamında düzenlenmesi icap etmektedir)
Eksik günlere ilişkin belgelerin “Ek-10 Sigortalıların Eksik Gün Bildirim Formu” ekinde aylık prim ve hizmet belgelerinin en son gönderilmesi gereken ayın 23 üne kadar Kuruma intikali veya PTT yoluyla gönderilmesi esas olmakla birlikte, kimi zaman bu belgelerin yukarıda belirtilen sürede gönderilemediğine de rastlanılmaktadır.
Burada işverenlere şu iki hususu hatırlatmamızda yarar var:
1- Eksik günleri kanıtlayan belgelerden her zaman düzenlenmesi mümkün olanlar (örneğin ücretsiz izin belgeleri, puantaj kayıtları vb) mutlaka süresinde verilmelidir,
2- Eksik günlere ilişkin belgelerin verilmemesi halinde işyeri kayıtları incelenmeden ve işverene bu belgelerin verilmesi hususunda yazılı bir tebligat yapılmadan, eksik günlere isabet eden gün ve kazançlara ilişkin ek nitelikteki “Aylık prim ve hizmet belgesi” Kurum tarafından re’sen düzenlenecektir. Başka bir anlatımla, prim tahakkuku Kurumca re’sen yapılacaktır.)
Diğer taraftan, yasal sürede gönderilmesi unutulan söz konusu belgelerden geriye yönelik olarak her zaman düzenlenmesi mümkün olmayanlarının (örneğin resmi sağlık tesislerince verilen istirahat raporu, tutukluluğu
kanıtlayan belge vb) re’sen tahakkuk ettirilen prim borcunun tebellüğ edildiği tarihten itibaren bir aylık itiraz süresi içinde Kuruma gönderilmesi durumunda, bunların sıhhatinden şüphe duyulmamak kaydıyla Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 102 nci maddesinin (13) üncü fıkrası uyarınca işleme konulması gerektiğinden, re’sen tahakkuk işleminin, sonradan ibraz edilen bu belgelere göre iptal edilmesi veya gerekiyorsa düzeltilmesi gerekmektedir.
Öte yandan, “EK:10 Bilgi Formu”na kaydedilen sigortalılarla ilgili eksik günleri kanıtlayan belgelerin Sosyal Güvenlik Kurumuna zamanında verilmesine rağmen, bu belgelerin ilgili servise intikali veya arşivlenmesi sırasında bazen bir kısmının kaybolması
nedeniyle Kurumla sonradan ihtilaf yaşandığına sıkça rastlanabilmektedir. Bu nedenle, bu tür ihtilaflarla karşılaşılmaması, dolayısıyla belgelerin tümünün zamanında eksiksiz verilmiş olduğunu kanıtlayabilmek için söz konusu forma; sigortalıların
Sosyal güvenlik sicil numaraları (TC kimlik numaraları) isimleri, eksik gün ve kazançları, eksik gün bildirilme nedenleri eksiksiz yazılması, ayrıca alt bölümünde yer alan SGK’nın ilgili Müdürlüğünce teslim alındığına ilişkin kısma, belgelerin adedi ile teslim alınan tarihin mutlaka yazılmış olmasına özen gösterilmesi gerekmektedir.
Bu uygulamada Kurumca verilmesi gereken idari para cezasının miktarlarına gelince; Bilindiği gibi, 5510 sayılı Kanunda öngörülen yükümlülüklerin süresinde yerine getirilmemesi halinde, uygulanması gereken idari para cezalarının miktarları aynı Kanunun 102 nci maddesinde açıklanmıştır.
Buna göre, eksik günlere ilişkin ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgesinin Kurum tarafından re’sen düzenlenmesi halinde uygulanacak cezanın tutarı, aylık asgari ücretin iki katını geçmemek kaydıyla düzenlenen ek belgede kayıtlı sigortalı sayısı başına aylık asgari ücretin yarısıdır.
Örneğin, 2012/Ekim ayında 25 sigortalının çalıştığı bir işyerinde 10 gün ücretsiz izin alan 5 sigortalının ücretsiz izinlerine ilişkin belgelerinin Kuruma zamanında intikal ettirilmemesi nedeniyle söz konusu ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgesinin Kurum tarafından düzenlenmesi durumunda,
Fiilin işlendiği 23.11.2012 günündeki aylık asgari ücret: 940,50 TL
940,50 : 2 = 470,30 TL X 5 sigortalı = 2.351,50 TL (bu tutar aylık asgari ücretin iki katı olan 1.881,00 TLyi aşamayacağından, uygulanması gereken idari para cezasının tutarı 1.881,00 TL olacaktır.)
İşyerinde çalışan sigortalı sayısının önemi;
Eksik gün uygulaması evvelce tüm işyerleri için başlatılmış olmakla birlikte, daha sonra özel sektörde toplu iş sözleşmesine tabi işyerleri ile 30’dan çok sigortalı çalıştıran işyerleri için eksik günleri kanıtlayan belgelerin Kuruma ibraz zorunluluğu kaldırılmış, bu işyerlerince eksik günlerin sadece aylık prim ve hizmet belgelerine kaydedilmesi ile yetinilmesi esası getirilmiştir.
30’ un altında sigortalı çalıştırılan işyerlerinin ise, eksik günleri kanıtlayan belgeleri daha önce olduğu gibi kağıt ortamında ve EK:10 bilgi formu ekinde Kuruma vermeye devam zorunluluğu bulunmaktadır.
Öte yandan, 30 ve üzerinde sigortalı çalıştırılıp çalıştırılmadığının tespiti sırasında, ay içinde hizmet akdi devam eden sigortalılarla birlikte;

  • Alt işverenler tarafından çalıştırılan sigortalılar,
  • Ay içinde çeşitli nedenlerle çalışması olmayan sıfır gün ve sıfır kazançlı sigortalılar,
  • Ay içinde işe giren ve işten ayrılan sigortalılar da hesaplamaya dahil edilecektir.

Örneğin, (X) Anonim Şirketi’ne ait işyerinde 2012/Eylül ayında,
Asıl işverenin : 20,
(1) No’lu alt işverenin : 10 ve
(2) No’lu alt işverenin : 8 sigortalı
istihdam etmesi halinde, bahse konu işyerinde çalıştırılan sigortalı sayısının toplamda 30’un üzerinde olması nedeniyle, gerek asıl işverenin, gerekse 1 ve 2 No’ lu alt işverenlerin 2012/Eylül ayında ay içinde bazı iş günlerinde çalışmayan sigortalılarına ilişkin Ek-10 Bildirim Formu ve eki belgelerini SGK’ya vermeleri gerekmemektedir.
Belgelerin saklanması;
Sosyal Güvenlik Kurumunun prim alacakları, ödeme süresinin dolduğu tarihi takip eden takvim yılı başından itibaren on yıllık zaman aşımına tabidir. 85510/93. md)
Diğer taraftan, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 107 nci maddesinin (a) fıkrasında da belirtildiği gibi, gerek işverenlerin, gerekse alt işverenlerin, işyeri ile ilgili tüm defter ve belgelerini, istenilmesi halinde Kurumun denetim elemanlarına göstermek üzere ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 10 yıl süreyle saklamaları gerekmektedir.
Bu bakımdan, eksik gün uygulamasında re’sen prim tahakkukunun da söz konusu olabileceği ve ayrıca Yönetmelikte yer alan özel hüküm nedeniyle 30’ un üzerinde veya altında sigortalı çalıştıran işverenlerin, çalıştırdıkları sigortalıların eksik gün durumlarını kanıtlayan belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere 10 yıl süreyle saklamaları gerekmektedir.